Семинары по управлению проектами
Управление проектами
Целевая аудитория: руководители проектов, директора проектов, руководители проектного офиса.
Цель семинара: дать базовые знания в области управления проектами,
показать место применения проектного подхода в деятельности компании,
дать представления об основных инструментах управления проектами.
Аннотация:
Семинар основан на американском стандарте в области управления проектами – PMBoK третьего издания.В ходе семинара слушатели делятся на 3-4 группы, которые выполняют практические задания.Теория занимает 80 % семинара, практика – 20 %. В конце семинара даются практические рекомендации по внедрению управления проектами в компании.
Программа семинара
ВВЕДЕНИЕ
• Обзор программы семинара, управление ожиданиями от семинара
Знакомство с участниками семинара. Анализ ожиданий от семинара.
• Определение проекта
Временность и уникальность проекта.
• Отличие проекта от процесса. Примеры процессов и проектов
Практическое задание 1. Примеры проектов и процессов. Разбор ситуаций.
Командам слушателей предлагается привести примеры проектов и процессов.
Производится разбор примеров, определяются критерии отнесения
деятельности к проектам.
• Что такое управление проектом?
• Логика управления проектом
• Актуальность методов управления проектом.
ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Чем управление проектом отличается от управления процессом? Цикл PDCA и
процессы управления проектом. Инструменты управления проектом, редко
используемые при управлении регулярной деятельностью (процессами).
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТА
Основные типы организационных структур
Функциональная структура. Матричные (слабая, сбалансированная, сильная)
структуры. Про-ектная структура. Плюсы и минусы структур. Выбор
оптимальной структуры. Что нужно делать, если нельзя поменять структуру.
ЖИЗНЕННЫЕ ЦИКЛЫ ПРОЕКТОВ
Типовой жизненный цикл проекта
ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
• Устав Проекта. Роль устава, его содержание. Что может заменить устав проекта?
Практическое задание 1. Разработка Устава проекта
Командам слушателей предлагается создать Устав игрового проекта. По
окончании производится разбор результатов выполнения задания.
• Описание содержания. Первый шаг в планировании — определение целей
и результа-тов проекта. Документ Описание содержания (Цели и задачи,
Техническое задание, Описание объема работ) — документ, определяющий и
фиксирующий Содержание проекта (Project Scope). Понятие «содержание
проекта» и «содержание продукта про-екта».
• Иерархическая структура работ проекта (ИСР). Разбиение целей и
результатов работ на пакеты работ — создание иерархической структуры
работ проекта (WBS — Work Breakdown Structure). Практический пример
WBS. Три способа декомпозиции работ.
Практическое задание 3. Построение WBS проекта
Командам слушателей предлагается создать иерархическую структуру работ
игрового проекта. По окончании производится разбор результатов
выполнения задания, разбирается WBS реального проекта.
• Сетевая диаграмма проекта (Network diagram). Зависимости и
ограничения между ра-ботами: Финиш-Старт, Финиш-Финиш, Старт-Старт,
Старт-Финиш, Гамак.
• Методы оценок длительности и стоимости операций проекта:
экспертный (метод Дель-фи), метод PERT, оценка по аналогу,
параметрическая оценка.
• План управления персоналом. Диаграмма занятости ресурса. Матрица
ответственно-сти. Запрос на ресурсы. Разрешение конфликтов при
привлечении персонала в проект из функциональных подразделений. Пример
шаблона запроса на ресурсы.
• Расписание проекта.
Что такое расписание проекта? Критический путь проекта. Метод
критического пути составления расписания. Графические представления
расписания проекта: диаграмма Гантта (Gantt chart), сетевая диаграмма
(Network diagram), диаграмма контрольных точек (Milestones diagram).
Методы сокращения критического пути.
Практическое задание 4. Построение сетевого графика проекта
Командам слушателей предлагается построить сетевую диаграмму проекта и
произвести расчеты параметров операций, а также нахождение критического
пути.
• План управления рисками. Методология управления рисками. Роли и ответствен-ность. Бюджет для управления рисками.
• Идентификация рисков
Толерантность менеджеров к рискам. Категории рисков. Правильная формулировка риска. Реестр рисков.
Практическое задание 5. Идентификация рисков
Командам слушателей предлагается идентифицировать риски игрового проекта.
• Анализ рисков
Матрица вероятности и последствий риска. Матрица оценки величины
рисков. Ранжи-рование рисков. Моделирование Монте-Карло и оценка PERT.
Вероятностный анализ проекта.
Практическое задание 6. Ранжирование рисков
Командам слушателей предлагается ранжировать риски игрового проекта с
помощью матриц вероятности и последствий и матрицы оценки величины
рисков.
• План реагирования на риски
Методы реагирования на риск. Мероприятия по предупреждению рисков и по реагированию на риски.
Практическое задание 7. Разработка плана реагирования на риски
Командам слушателей предлагается разработать План реагирования на
риски игрового проекта. По окончании производится разбор результатов
выполнения задания.
• Планирование покупок для проекта
Принятие решения «делать самим или покупать»? Типы контрактов. Выбор
подходящего контракта. Основные правила работы с поставщиками.
• Планирование передачи работ на подряд
Тендерные процедуры.
• Базовый стоимостной план проекта. Определение стоимости проекта. Требования к финансированию проекта.
• План качества
Приоритет планирования и обеспечения качества над инспекциями и
тестированием. Стоимость качества: стоимость соответствия и
несоответствия качеству. Оптимальное качество и минимальная стоимость
качества. Опасность превышения ожиданий Заказчика.
• План коммуникаций. Эффективные методы распространения информации.
• План управления проектом
Назначение плана проекта. Итерационный характер процесса разработки
плана проекта. Метод "набегающей волны". Что может входить в план
проекта? Кто должен получить план проекта? Базовый и текущие планы.
• Руководство проектом
Роли руководителя проекта: интеграция и координация всех действий по
исполнению проекта, сравнение и анализ отклонений текущего плана от
базового
• Обеспечение качества. Аудит проекта.
• Набор команды проекта
Команда по Белбину. Практика предварительных назначений
• Мониторинг проекта.
Способы отслеживания хода проекта: по % завершения, сравнение фактических и плановых трудозатрат, метод освоенного объема.
Практическое задание 8. Расчет индикаторов освоенного объема.
Командам Слушателей предлагается рассчитать индикаторы хода проекта по
методу освоенного объема. Исходные данные предоставляются тренером.
• Общее управление изменениями
Два способа устранения отклонения от базового плана — корректирующие
воздейст-вия и контролируемые изменения базового плана. Система
управления изменения-ми: — процедуры изменений (Регламент), Комитет по
управлению изменениями (Change Control Board), критерии рассмотрения
решений. Важность выявления усвоен-ных уроков (lessons learned) и
передачи опыта. Система управления конфигурацией (продукта).
Практическое задание 9. Управление изменениями проекта.
Командам слушателей предлагается принять решение о возможности
изменения базового плана проекта, идентифицировать риски,
проанализировать и разработать план реагирова-ния на риски, изменить
базовый план либо отклонить его изменение в игровом проекте. По
окончании производится разбор результатов выполнения задания,
определяется команда-победитель.
• Контроль качества
Диаграмма Ишикавы. Закон Парето.
• Управление проектной командой.
Навыки работы с персоналом. Основы мотивации исполнителей: пирамида Маслоу.
• Отчетность по исполнению
Практическое задание 10. Отчет о ходе проекта.
Командам слушателей предлагается разработать отчет о ходе проекта по
шаблону и при-нять решение о корректирующих действиях проекта.
• Мониторинг и контроль рисков
Аудит планов реагирования. Пересмотр рисков проекта. Незапланированные работы.
• Закрытие проекта
Подписание актов приемки-сдачи. Усвоенные уроки. Итоговый отчет о проекте
КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Когда компании необходимы стандарты и система управления проектами?
Состав системы управления проектами: методология управления проектами,
проектный офис, информационная система управления проектами. С чего
нужно начитать построение системы управления проектами? Что должно
содержаться в корпоративной методологии. Минимальный набор шаблонов.
Советы при создании корпоративной методологии: от простого к сложному;
своя методология для каждой организации; важность согласований;
обучение персонала; постоянное обновление.
Продолжительность: 18 академических часов
Управление проектами с использованием MS PROJECT 2003
Требования к аудитории: компьютер или ноутбук для каждого из участников
Целевая аудитория: руководители и администраторы проектов, имеющие знания основ управления проектами
Цель: освоить основные инструменты и методы управления проектами, сформировать практические навыки разработки основной документации для управления проектом В MS Project 2003
Ключевые вопросы:
- Создание ИСР
- Разработка сетевого графика
- Назначение ресурсов. Критический путь с учетом ресурсов
- Расчет стоимости задач проекта
- Контроль хода проекта
- Отчеты
СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ
ТЕМА: Проект. Основные определения.
• Организационная структура проекта.
• Логика управления проектом
• Проектный треугольник
• Критерии успешности проекта
• Жизненные циклы проектов
• Участники проекта
• Границы проекта
ТЕМА: Определение содержания проекта
• Устав Проекта. Роль устава, его содержание.
• Описание содержания проекта
• Разработка ИСР
Практика: Разработка ИСР игрового проекта
ТЕМА: Система Microsoft Office Project 2003
• Основные термины и назначение системы Microsoft Office Project 2003.
Практика: разработка ИСР в MS Project
ТЕМА: Сетевой график
• Зависимости и ограничения между работами: Финиш-Старт, Финиш-Финиш, Старт-Старт, Старт-Финиш, Гамак.
• Методы оценок длительности и стоимости операций проекта:
экспертный (метод Дельфи), метод PERT, оценка по аналогу,
параметрическая оценка.
• Расписание проекта.
Что такое расписание проекта?
• Критический путь проекта. Метод критического пути составления расписания.
• Способы сокращения критического пути.
• Проблемы со сроками проектов
Практика: Моделирование сроков проекта
• Разработка сетевой модели проекта.
• Логическая структура работ. Взаимосвязи между работами. Типы связей. Временные задержки и лаги.
• Ввод трудозатрат и длительностей.
• Параметры настройки задачи. Типы задач
ТЕМА: Набор команды проекта
• Определение состава команды проекта (роли)
• Жизненный цикл команды проекта
• Ролевая теория Белбина
• Подбор команды с помощью MBTI
• Мотивация команды проекта
Практика: Ввод пула ресурсов проекта. Типы ресурсов.
• Характеристики ресурсов: доступность, стоимость, ставки оплаты,
используемый календарь. Назначение ресурсов на работы. Настройка
назначения ресурсов.
ТЕМА: Управление рисками
Идентификация рисков
Планирование антирисковых мероприятий
Практика: Ввод антирисковых мероприятий в ИСР проекта. Корректировка сетевого графика
ТЕМА: Разработка бюджета проекта
Практика: Моделирование затрат. Стоимость ресурса. Стоимость задачи. Стоимость проекта.
Практика: Оптимизация календарного графика проекта
• Критерии оптимизации расписания. Временная оптимизация. Принципы
сокращения сроков выполнения проекта. Ресурсная оптимизация проекта.
• Принципы ресурсного планирования. Выявление перегруженных
ресурсов. Ручное и автоматическое выравнивание загрузки ресурсов.
Выравнивание в пределах доступного резерва задачи.
• Анализ и оптимизация стоимости проекта
ТЕМА: Контроль хода проекта
• Способы отслеживания хода работ.
• Метод освоенного объема
Практика: Актуализация и контроль проекта
• Базовый план проекта. Время и условия фиксации базового плана. Количество базовых планов проекта.
• Способы контроля хода проекта. Ввод фактической информации о
выполнении задачи в разрезе ресурсов. Ввод информации о фактических
трудозатратах по задаче. Ввод процента исполнения работ. Принципы
измерения прогресса проекта.
• Простой и детальный контроль проекта. Отслеживание и анализ хода
выполнения работ Ввод фактических затрат по проекту. Анализ отклонений
от бюджета проекта. Контроль трудозатрат по проекту. Анализ на
основании освоенного объема
ТЕМА: Завершение проекта
Практика: Ввод информации о завершении задачи проекта. Индикаторы
завершения задачи. Примечания по задаче. Документирование работ.
Итоговые отчеты по проекту. Просмотр и печать отчетов.
По окончании курса слушатели смогут:
самостоятельно разрабатывать в MS Project графики проектов с учетом временных и ресурсных ограничений;
осуществлять ввод фактических данных по мере выполнения проекта, анализировать ход выполнения проекта;
получать отчеты по проекту (статус проекта, загрузка ресурсов, т.д.)
Продолжительность: 18 академических часов
Внедрение сбалансированной системы показателей (ССП, BSC)
Целевая аудитория: руководители компаний, задумывающиеся о стратегии и способах ее воплощения в реальность. Семинар особенно полезен руководителям проекта по внедрению ССП
Цель: подготовить руководителей проекта и топ-менеджмент к внедрению ССП. Дать понимание связки ССП и управления портфелями проектов
Ключевые вопросы:
- Особенности ССП
- Практика внедрения ССП
- Практические задания по созданию документов управления проектом внедрения ССП
СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ
I. Теория ССП
Основные термины стратегического менеджмента
Проблемы реализации стратегии
Назначение ССП
Аспекты ССП
Стратегические цели
Стратегические показатели
Стратегические мероприятия
II. Практика внедрения ССП
Определения границ проекта внедрения ССП
Этапы внедрения ССП
Какие цели обычно содержит стратегическая карта?
Методы разработки целей. Методы определения стратегичности целей
Документирование целей
Создание стратегической карты
Методы построения причинно-следственных связей
Формирование истории стратегии
Выбор показателей. Критерии выбора показателей
Как обеспечить использование выбранных показателей?
Что делать с целями, для которых не нашли показателей?
Определение целевых значений
Разработка стратегических мероприятий
Стратегические мероприятия как проекты. Матрица «цели-мероприятия»
Обор стратегических проектов и формирование портфеля проектов на год
(Расчет параметров проектов, рейтинг проектов, принятие решения «делать
самим или отдавать на сторону».).
Каскадирование карты ССП. Методы каскадирования карты ССП
Основные риски проекта по внедрению ССП. Сложности управления проектом в функциональной структуре.
Практические задания:
Устав проекта по внедрению ССП
Регламент рабочей группы проекта
Иерархическая структура работ по проекту
Разработка план-графика выполнения работ по проекту
В результате обучения:
Участники обучения разработают пакет документов для управления проектом по внедрению ССП.
Руководители компаний узнают как не запускать проектов, не обеспеченных
ресурсами и заведомо неудачных, как связать оперативную деятельность
компании со стратегической.
Продолжительность: 16 академических часов
Создание Корпоративной системы управления проектами компании
Целевая аудитория:
Семинар предназначен для руководителей компаний, которые собираются
внедрять управление проектами, руководителей Проектного офиса и
сотрудников Проектного офиса.
Цель семинара: показать назначение КСУП, состав КСУП, место и роль
Проектного офиса в структуре компании, описать подход к построению КСУП
в компании
Аннотация: Семинар посвящен рассмотрению теоретических вопросов места управления
проектами в бизнесе компании, построению Корпоративных Систем
Управления Проектами (КСУП). В ходе семинара слушатели получат
представление о задачах, решить которые возможно путем создания КСУП, и
о том, как наиболее эффективно организовать систему управления
проектами применительно к специфике конкретной компании.
В рамках семинара на примере деловых игр объясняется роль стандарта по
управлению проектами, информационной системы, Проектного офиса,
Проектного комитета в составе оргструктуры компании.
В вводной части тренинга приводятся типичные причины неуспешного
выполнения проектов и поясняется, каким образом с помощью внедрения
КСУП увеличивается вероятность успешного выполнения проектов.
По ходу семинара автор делится опытом в создании КСУП.
Требуемые знания и профессиональный опыт
Предполагается, что слушатели знакомы с теорией, излагаемой в курсе «Управление проектами компании».
ПРОГРАММА КУРСА
1. Роль и место управления проектами в деятельности компании
Особенности управления проектами
Чем управление проектом отличается от управления процессом?
Теория фазовой трансформации бизнеса
Организационная структура проекта и системы организации бизнеса
Основные типы организационных структур
Функциональная структура. Матричные (слабая, сбалансированная, сильная)
структуры. Проектная структура. Плюсы и минусы структур. Выбор
оптимальной структуры.
Критерии успеха проекта
Логика управления проектами
Жизненные циклы проектов
Типовой жизненный цикл проекта
Трехфазный ЖЦ
Жизненный цикл проекта НИОКР (вывода нового продукта на рынок)
Участники проекта
2. Описание КСУП
Документарная подсистема КСУП – стандарт управления проектами
Состав документов КСУП
Пример классификатора проектов
Пример состава процедур
Пример состава шаблонов
Пример реестров документов
Положения об орг единицах и ДИ
Подходы к разработке процедур, положений об орг единицах и ДИ
Методология IDEF0. Основные аспекты моделирования. Проект по описания КСУП. Плюсы и минусы методологии
Нотация Aris eEPC
Нотация Aris VAD
3. Проектный офис. Роль и функции Проектного офиса
Место и задачи PMO
Модель OPM3 развития управления проектами в компании
4. Информационная система для управления проектами
ПО для инвестиционного анализа
ПО для календарного планирования
ПО для бюджетирования и создания смет
ПО для управления рисками
Системы класса EPM
Microsoft EPM. Описание
5. Описание шагов по внедрению КСУП
Организация проекта внедрения
Команда проекта.
ЖЦ команды проекта
Роли в команде проекта (по Белбину)
Мотивация команды проекта
Шаги по внедрению стандарта УП
Шаги по внедрению ИСУП
Шаги по созданию Проектного офиса
6. Причины сопротивления внедрению и способы их смягчения
Практика:
1. Разработка Устава проекта по внедрению КСУП
2. Разработка ИСР проекта внедрения КСУП
3. Идентификация рисков. План реагирования на риски проекта КСУП
4. Разработка модели проекта в MS Project
5. Разработка бюджета проекта
6. Разработка Регламента рабочей группы
7. Базовый план проекта внедрения КСУП
Требования к помещению: проектор, ноутбук, доска
Продолжительность: 16 академических часов