Цели автоматизации системы управления организацией
А.Г.Курьян, партнер КГ REZУЛЬТАТ
М.Г.Якубович, заместитель директора по развитию ГК TELS, партнер КГ REZУЛЬТАТ
В общем случае, систему управления организации может рассматривать в виде совокупности взаимосвязанных управленческих процессов и объектов. Примерами управленческих процессов являются:
• Управление производством;
• Управление взаимоотношениями с владельцами организации, поставщиками и потребителями;
• Управление персоналом;
• Управление продуктами и продуктовым «портфелем»;
• Управление ИТ-ресурсами;
• Управление складом;
• Управление качеством;
• Стратегическое управление
Еще в начале XX века системы управления включали малое количество процессов и объектов управления. Делопроизводство, управление персоналом и организационной структурой, управление производством, бухгалтерский и управленческий учет – этого набора было достаточно, чтобы система управления обеспечивала организации условия для стабильного существования и роста.
Сегодня список процессов и объектов управления организации содержит десятки знакомых, а иногда и малознакомых объектов и процессов управления. На «повестке дня» стоят инновационный менеджмент, менеджмент качества, окружающей среды и социальной ответственности, управление затратами и цепочкой производства ценности.
Условия жизни организаций (конкуренция, глобализация, информатизация) порождают требования к повышению точности работы систем управления. Эта тенденция проявляется в появлении все новых процессов и объектов управления. Вот несколько примеров:
1) Быстроизменяющиеся требования покупателей вызывают необходимость переводить управление производством на гибкие мелкосерийные производственные программы.
2) Появление большого количества станков и оборудования порождает потребность в наличии системы управления техническим обслуживанием и ремонтом.
3) Ужесточение государственных норм в области сохранения окружающей среды порождает потребность в создании системы экологического менеджмента
Итак, управленческих процессов и объектов становится все больше. Чем выше требования к точности системы управления, тем больше управленческих процессов и объектов требуется для ее функционирования. Чем больше объектов появляется в системе управления, тем больше требуется менеджеров, обладающих разнообразной квалификацией. Увеличение количества управленческих объектов ведет не только к росту количества менеджеров, но и к возникновению большого количества взаимодействий между ними. Все это неизбежно приводит к увеличению сложности системы управления, снижению ее эффективности и производительности.
Сегодня любая средняя или крупная компания сталкивается с проявлением противоречия: повышение точности системы управления компанией приводит к увеличению ее размеров и сложности, что, в свою очередь, приводит к снижению ее производительности и эффективности.
Даже автоматизация приводит к усложнению системы управления, потому что порождает новые объекты и процессы управления.
Теперь мы попробуем сформулировать основную цель автоматизации системы управления: повышение точности (производительности, эффективности) системы управления без видимого ее усложнения.
Таким образом, на наш взгляд автоматизация системы управления должна приводить к следующим результатам:
1. Предоставление управленцам релевантных данных для принятия решений (информационная система должна уметь собирать и обрабатывать правильные данные)
2. Ускорение выполнения отдельных операций по сбору и обработке данных (информационная система должна работать быстрее, чем это делают люди)
3. Снижение количества решений, которые должен принимать управленец (информационная система должна уметь принимать управленческие решения без участия менеджера)
4. Повышение уровня контроля и исполнительской дисциплины (информационная система должна уметь контролировать работу организации и оценивать соответствие полученных результатов планам)
Приведем пример того, как информационная система разгружает управленца в количестве принимаемых решений. Итак, компания устанавливает своему заказчику лимит на суммы утвержденных и начатых, но еще не оплаченных сделок. При этом контролировать остаток лимита можно вручную – получая отчет об утвержденных сделках и блокируя вручную возможность для заказчиков с превышением лимита оформлять новые сделки-, а можно поручить контроль остатка лимит информационной системе. Алгоритм автоматического контроля лимита прост: при регистрации в информационной системе новой сделки система сравнивает сумму сделки с остатком лимита по данному заказчику и если остаток больше суммы сделки – сделка получает статус одобренной, если же нет – сделка блокируется.
Рассмотрим пример ускорения выполнения операций: для выставления счета на контрагента менеджеру, отвечающему за сделку, необходимо узнать о выполнении всех обязательств по сделке, а затем сигнализировать отделу, выставляющему счета о том, что счет пора выставлять. Оператору, выставляющему счета, необходимо посмотреть в условия оплаты, оговоренные в договоре, и выставить счет в нужный момент. Можно передачу информации о событиях, приводящих к выставлению счета оставить на откуп сотрудникам. При этом на коммуникацию сотрудники затратят достаточно много времени: надо снять трубку, передать информацию, уточнить данные для выставления счета или запросить документ, описывающий сделку. А можно в информационной системе автоматизировать передачу работ и данных от одного сотрудника к другому. При этом, автоматизация передачи работ позволит устранить проблему ограничений человеческой памяти и ускорить прохождения всей цепочки работ. Ведь не вовремя выставленный счет приведет к несвоевременной оплате, а это в свою очередь к денежным потерям.
Исходя из целей автоматизации системы управления мы сделаем наш прогноз развития ИТ- будущее за информационными системами, которые способны будут разгрузить управленцев в части количества принимаемых решений и позволят им уделять больше времени вопросам стратегического управления.